جستجو

ترفندهای کامپیوتری

حضرت علی (ع): «زَکوةُ العِلمِ نَشرُهُ؛ زکات علم نشر آن است».
وبلاگ "ترفندها" (سایت پی‌سی‌ترفند) برای عمل به این حدیث شریف و با هدف ارتقاء دانش و مهارت‌های مرتبط با رایانه در ۳۰ مهرماه ۱۳۹۱ ایجاد شده است. به امید آنکه مفید واقع شود.
ربات پی‌سی‌ترفند در تلگرام:
telegram.me/pctarfand_bot

خلاصه آمار

تبليغات

پربحث ترين ها

۴

قابلیت ادغام پستی در نرم‌افزار ورد چیست؟ [بروز شد]

ورد

فرض کنید شما قصد دارید تعداد زیادی نامه‌‌ با متن یکسان، اما عنوان گیرنده متفاوت تهیه کنید. اگر تصمیم داشته باشید که برای هر نفر، یک نامه ایجاد کنید، مطمئنا این کار بسیار طاقت‏ فرسا و زمان‌بر خواهد بود. پس چاره کار چیست؟ شما می‌توانید این کار را با استفاده از قابلیتی که در نرم‌افزار ورد وجود دارد بسیار سریع و دقیق انجام دهید. در ادامه مطلب با پی‌سی‌ترفند همراه باشید تا با روش‌ انجام این کار آشنا شوید.

با استفاده از قابلیت ادغام پستی (Mail Merge) در نرم‌افزار ورد، شما می‏‌توانید پس از تهیه فهرستی از اسامی، همراه با مشخصاتشان، این فایل را به متن نامه مورد نظرتان ارتباط دهید و در خروجی به تعداد اسامی، نامه آماده چاپ دریافت کنید. برای اینکه فهم مطلب راحت‌تر باشد در ادامه با ذکر یک مثال نحوه انجام اینکار توضیح داده می‌شود.

تصور کنید مطابق تصویر زیر شما قصد دارید یک تقدیرنامه‌ برای تعداد زیادی دانشجو از طرف گروه‌های موجود در دانشگاه تهیه و ارسال کنید.

برای اینکه بصورت خودکار در سرتیتر تقدیرنامه، نام دانشجو و درون متن نامه نام گروه مربوط به هر دانشجو درج گردد مراحل زیر را طی کنید.

در نرم‌افزار ورد به تب Mailings بروید (اگر این تب در ورد شما وجود ندارد بر روی تب File کلیک کرده و گزینه‌ی Options را انتخاب کنید. در پنل سمت چپ بر روی Customize Ribbon کلیک کنید. در قسمت راست پنجره باز شده از بین گزینه‌های موجود در زیرمجموعه‌ی Customize the Ribbon، تیک گزینه‌ی Mailing را بزنید تا به تب‌های ورد اضافه شود). این تب شامل ۵ بخش کلی زیر می‌باشد.

Create - Start Mail Merge - Write & Insert Fields - Preview Results - Finish

در بخش Start mail Merge بر روی Start mail Merge کلیک کنید. مطابق تصویر زیر گزینه‌های Envelops ،Letters و ... را مشاهده خواهید کرد. شما می‌توانید تمام مراحل را با استفاده از راهنمای ورد انجام دهید. برای اینکار روی گزینه Step by Step Mail Merge Wizard کلیک کنید.


 

پس از انتخاب گزینه Step by Step Mail Merge Wizard، کادر Mail Merge در سمت راست نرم‌افزار ورد ظاهر می‌شود. همانطور که در پایین تصویر زیر مشاهده می‌کنید فرایند ادغام پستی، ۶ مرحله دارد.

مرحله اول: چون هدف تهیه یک تقدیرنامه (نامه) است در مرحله اول، گزینه Letters را انتخاب می‌نماییم. سپس روی Next کلیک می‌کنیم تا به مرحله دوم برویم.

مرحله دوم: در این مرحله می‌توانید انتخاب کنید که آیا قصد دارید عملیات را در همین سند انجام دهید یا در سندهای دیگر. گزینه‌ی اول یعنی Use the current document را انتخاب می‌کنیم و سپس روی Next کلیک می‌کنیم تا به مرحله سوم برویم.

مرحله سوم: در این مرحله باید فهرست اطلاعات دانشجوها را انتخاب کنیم. اگر این فهرست را در یک فایل اکسل یا اکسس آماده کرده‌اید پس از انتخاب گزینه Use an existing list، روی Browse کلیک نموده و فایل خود را انتخاب کنید.

اما از آنجاییکه ما این فایل را آماده نکرده‌ایم گزینه‌ی سوم یعنی Type a new list را انتخاب می‌کنیم تا لیست داده را در فایل ورد بسازیم.


مطابق شکل بالا پس از انتخاب Type a new list، گزینه‌ی ...Create ظاهر می‌شود. اگر روی آن کلیک کنیم با پنجره‌ی زیر روبرو می‌شویم.

در این پنجره با زدن دکمه‌ی Customize Columns می‌توانید فیلدهای جدول را تغییر داده و یا حذف کنید. داده‌های خود را در جدول وارد کرده و جدول را با پسوند mdb ذخیره می‌کنیم. همانطور که در تصویر زیر می‌بینید، پس از ذخیره‌ی جدول می‌توانیم جداول و داده‌های خود را مشاهده، مرتب و فیلتر کنیم.

روی دکمه Ok کلیک کنید. کار ایجاد و ساخت لیست و ورود داده‌ها به پایان رسید. روی گزینه Next کلیک کنید تا به مرحله ۴ برسیم.

مرحله چهارم: حال زمانی است که باید از لیستی که ایجاد کردیم استفاده کنیم. برای اینکار در متنی که قبلا آماده کرده‌ایم در مکان‌هایی که باید اطلاعات را وارد کنیم کلیک می‌کنیم و از گزینه‌ی آخر یعنی More Items استفاده می‌کنیم.

مطابق تصویر بالا پس از کلیک روی More Items، پنجره Insert Merge Field ظاهر می‌شود. مطابق تصویر زیر فیلدها را در مکان‌های مورد نظر در تقدیرنامه Insert نموده و در پایان روی گزینه Next کلیک می‌کنیم.

مرحله پنجم: پس از کلیک روی Next، پیش نمایش تقدیرنامه‌ها نمایش داده می‌شود. می‌توانید ببینید که فیلدها چگونه کار می‌کنند. با استفاده از فلش‌های سمت چپ و راست می‌توانید از صحت اطلاعات وارد شده برای همه دریافت‌ کننده‌ها مطمئن شوید.

روی Next کلیک کنید تا به مرحله ششم بروید.

مرحله ششم: 
تقدیرنامه‌ها آماده چاپ است. روی Print کلیک کنید.

پس از کلیک روی Print، پنجره Merge to Printer ظاهر می‌شود. گزینه All را انتخاب کنید و روی Ok کلیک کنید و تقدیرنامه‌ها را چاپ کنید.

   

منبع با تغییر: icdl.itpro.ir (نویسنده: مهرناز معروف)
 

ویدئو آموزشی شماره ۱ (لینک آپارت)

ویدئو شماره ۲


  • حل مشکل انگلیسی شدن اعداد در نامه‌های ایجاد شده بوسیله‌ی Mail Merge:

یکی از کاربران با این مشکل مواجه شده است که پس از استفاده از Mail Merge، اعداد درج شده در قسمت‌های مختلف، با وجود اینکه این اعداد در فایل اکسل فارسی هستند، در فایل ورد انگلیسی نمایش داده می‌شوند!

برای حل این مشکل ۳ روش وجود دارد:

روش اول) با توجه به توضیحاتی که یکی از کاربران در آخرین پست سایت مایکروسافت نوشته است، در فایل اکسل در کنار ستون اعداد، ستونی اضافه کنید که دارای کاراکتر فارسی یا عربی باشد، البته می‌توانید این ستون اضافه شده را مخفی کنید (مثل ستون E که در تصویر زیر اضافه شده و سپس مخفی شده است).

پس از اضافه کردن این ستون، اعداد پس از درج شدن در ورد به صورت فارسی نمایش داده می‌شوند!!!

روش دوم) فیلدهای اضافه شده را ویرایش کنید. برای فعال شدن حالت ویرایش فیلدها، در فایل اصلی ورد، کلیدهای Alt+F9 را فشار دهید (مانند تصویر زیر):

در انتهای فیلدها کد زیر را اضافه کنید:

\*Arabic

سپس کلیدهای Alt+F9 را مجددا بفشارید تا از حالت ویرایش فیلد خارج شوید. اکنون دیگر مشکل انگلیسی بودن اعداد وجود نخواهد داشت.

روش سوم) اگر بوسیله روش‌های اول و دوم مشکل حل نشد با استفاده از روش‌های ارائه شده در مطلب تبدیل اعداد انگلیسی به فارسی و بالعکس در ورد (اعداد صحیح و اعشاری)، اعداد انگلیسی را به فارسی تبدیل کنید.

 

عضویت در خبرنامه:

نظرات (۴)

  1. روش ساده تر این است که  به قسمت زیر بروید:
    word options
    advanced
    show document content
    سپس گزینه numeral را در حالت hindi قرار دهید تا همیشه اعدادتان فارسی شود
    • پاسخ:

      سلام
      این روش ایراد دارد زیرا اعداد انگلیسی هم فارسی می‌شوند.
  2. سلام...بله درست گفتید من اخرین مرحله رو جا انداخته بودم..مرسی ازتون..واقعا کمکم کردید..فقط سوالی داشتم که ایا برنامه ای جدا از ورد و mailing  هست که بشه همین کارهایی که در بالا گفتید رو انجام بده..یعنی بدون نیاز به ورد و برنامه ی سنگین...یعنی بشه با اون برنامه کلمات متفاوت رو توی متن ثابت جایگذاری کرد یا همچین چیزی..ممنون میشم اگه اطلاعی دارید بفرمایبید
    • پاسخ:

      متاسفانه نرم‌افزاری به جز ورد نمی‌شناسم.
  3. با سلام خدمت استاد عزیز..ممنونم از مطالب و راهنماییهایی که میکنید
    بنده طبق این اموزشی که گفتید پیش رفتم و موفق شدم جاهای متفاوت در یه مطلب ثابت رو پر کنم..فقط سوال من اینه که من توی صفحه ورد ده تا مطلب یه شکل و جداگانه دارم که میخوام جاهای مورد نظر توی این ده تا مطلب یه شکل در صفحه رو پر کنم..یعنی ده تا کلمه متفاوت در ده پاراگراف یه شکل رو...ولی توی این روشی که گفتید همه پاراگرافها یه شکل و با یه کلمه از ده تا کلمه پر میشن...ممنون میشم راهنمایی کنید چطوریب میتونم اینکار رو به درستی انجام بدم..ایا روش دیگه ای هست؟
    • پاسخ:

      سلام
      نمی‌دانم درست متوجه سوال شما شدم یا نه.
      شما گفتید ده پاراگراف یکسان دارید که قرار است ده کلمه متفاوت در مکان مشخص شده در هر یک از پاراگرف‌ها درج شوند. یعنی کلمه اول در پاراگراف اول و کلمه دوم در پاراگراف دوم و همینطور تا پاراگراف دهم. مطلب فوق دقیقا همین کار را انجام می‌دهد. اگر قرار باشد هر ده پاراگراف با یک کلمه پر شوند که نیاز به روش فوق نبود. یک پاراگراف را ده بار کپی می‌گرفتید. اما باید توجه کنید که نیاز نیست ده پاراگراف یکسان داشته باشید. فقط با داشتن یک پاراگراف، ورد بصورت خودکار بسته به تعداد کلمات، پاراگراف ایجاد می‌کند. چون ده کلمه متفاوت دارید ده پاراگراف بصورت خودکار ایجاد می‌شود. اگر مراحل گفته شده در مطلب فوق را با دقت و گام به گام طی کنید می‌توانید اینکار را انجام دهید.
      موفق باشید.
  4. باسلام و عرض خسته نباشید
    مطالب اتون عالی و کاربردیه
    یه آموزش ویدئویی هم در لینک زیر وجود داره
    http://old.farsaran.com/sites/default/files/vidio/MailMerge_1.flv
    تشکر فراوان
    • پاسخ:

      سلام
      با تشکر از معرفی این فایل ویدئویی.
      موفق باشید.

ارسال نظر

قبل از ارسال نظر به نکات زیر توجه کنید:

۱- با توجه با اینکه نظرات خصوصی شما امکان نمایش در سایت را ندارد، بنابراین هنگام ارسال نظر، گزینه "" را انتخاب نکنید. چون تنها راه پاسخگویی به آن از طریق ایمیل شما است که با توجه به مشغله کاری فرصت ارسال پاسخ از طریق ایمیل وجود ندارد.

۲- قبل از مطرح کردن سوالتان، مطلب فوق را با دقت مطالعه کنید. اگر پاسخ سوالتان را پیدا نکردید در سایت جستجو کنید، ممکن است در مطلب دیگر پاسخ سوالتان را پیدا کنید.

۳- تنها به سوالاتی پاسخ داده می‌شود که از نحوه حل آن‌ها اطلاع داشته باشم.

۴- نظراتی با مضمون زیر، صرفا تایید و نمایش داده می‌شود و به آن‌ها پاسخی داده نمی‌شود.

الف) در مورد پاسخ سوال شما اطلاعی نداشته باشم،

ب) پاسخ سوال شما در مطلب فوق وجود داشته باشد.

ارسال نظر آزاد است، اما اگر قبلا در بیان ثبت نام کرده اید می توانید ابتدا وارد شوید.
شما میتوانید از این تگهای html استفاده کنید:
<b> یا <strong>، <em> یا <i>، <u>، <strike> یا <s>، <sup>، <sub>، <blockquote>، <code>، <pre>، <hr>، <br>، <p>، <a href="" title="">، <span style="">، <div align="">
تجدید کد امنیتی
X بستن